KabarJawa.com – Pengelolaan data peserta didik menjadi salah satu tugas penting operator sekolah dalam setiap awal tahun ajaran.
Pada Dapodik 2027, tidak sedikit operator menemukan kendala berupa data identitas siswa yang salah, tidak bisa diedit, atau bahkan siswa baru belum muncul di layanan Verifikasi dan Validasi Peserta Didik (Verval PD).
Permasalahan tersebut umumnya terjadi setelah proses penerimaan peserta didik baru (SPMB) maupun saat sekolah menerima siswa pindahan.
Jika tidak segera diperbaiki, data yang tidak valid berpotensi menghambat proses administrasi pendidikan, mulai dari sinkronisasi data nasional hingga penyaluran berbagai program pemerintah.
Untungnya, Kemendikdasmen telah menyediakan mekanisme khusus melalui Verval PD untuk melakukan pembaruan data identitas yang terkunci. Berikut panduan lengkap mengatasi kedua masalah tersebut.
Mengapa Data Siswa di Dapodik Bisa Terkunci?
Tidak semua informasi peserta didik dapat diubah secara langsung melalui aplikasi Dapodik. Beberapa data identitas dianggap sebagai data utama sehingga perubahan hanya dapat dilakukan melalui Verval PD agar tetap terjaga keakuratannya.
Kebijakan ini diterapkan untuk mencegah perubahan identitas tanpa proses verifikasi, mengingat data Dapodik terhubung dengan berbagai layanan pendidikan nasional.
Beberapa data yang terkunci di Dapodik meliputi:
- Nama lengkap peserta didik.
- Jenis kelamin.
- Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
- Nomor Induk Kependudukan (NIK).
- Tempat lahir.
- Tanggal lahir.
- Nama ibu kandung.
Sementara itu, data lain yang tidak termasuk kategori identitas utama masih dapat diperbaiki langsung melalui aplikasi Dapodik.
Kapan Operator Harus Mengajukan Perbaikan?
Perubahan data perlu segera dilakukan apabila terdapat perbedaan antara data yang tercatat di Dapodik dengan dokumen resmi milik siswa. Dokumen yang menjadi acuan antara lain Kartu Keluarga (KK) dan Akta kelahiran.
Kasus seperti ini paling sering ditemukan pada siswa baru maupun peserta didik yang pindah dari sekolah lain. Kesalahan dapat berupa salah ketik nama, tanggal lahir yang tidak sesuai, hingga NIK yang berbeda dengan data kependudukan.
Validitas data sangat penting karena menjadi dasar dalam berbagai layanan pendidikan, termasuk pendataan nasional, verifikasi identitas peserta didik, hingga penyaluran Bantuan Operasional Sekolah (BOS).
Sebelum membuka Verval PD, operator sekolah wajib memastikan aplikasi Dapodik sudah melakukan sinkronisasi dengan server pusat.
Sinkronisasi merupakan syarat utama agar seluruh data terbaru dapat dikirim ke sistem pusat. Tanpa proses ini, perubahan maupun data siswa baru tidak akan terbaca oleh Verval PD.
Perlu diketahui pula bahwa data tidak langsung muncul sesaat setelah sinkron selesai. Sistem masih membutuhkan waktu untuk melakukan proses penarikan dan pembaruan data.
Cara Memperbaiki Data Siswa yang Terkunci di Verval PD
Setelah sinkronisasi berhasil, operator dapat masuk ke laman Verval PD menggunakan akun Verval SDM sekolah. Di dalam sistem tersedia dua jenis layanan pengajuan perubahan data.
1. Perubahan Data Tidak Signifikan
Fitur ini digunakan apabila kesalahan hanya bersifat ringan atau tidak mengubah identitas secara keseluruhan.
Contohnya meliputi:
- Kesalahan satu atau dua huruf pada nama.
- Perbaikan tempat lahir.
- Koreksi tanggal lahir.
- Pembaruan nama ibu kandung.
- Perubahan jenis kelamin apabila memang terdapat kekeliruan.
- Koreksi NIK yang masih dapat diedit oleh sistem.
Operator cukup mencari nama siswa, kemudian memperbaiki data sesuai dokumen resmi yang dimiliki peserta didik.
2. Perubahan Data Signifikan
Menu ini digunakan apabila perubahan yang diajukan menyangkut identitas dalam jumlah lebih banyak atau memerlukan proses verifikasi tambahan dari sistem. Jenis perubahan ini biasanya membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut sebelum disetujui.
Langkah Perbaikan
Saat melakukan perubahan identitas, seluruh informasi harus sama persis dengan data yang tercatat di Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).
Jika data pada KK atau akta ternyata belum sesuai dengan basis data Dukcapil pusat, orang tua atau wali siswa sebaiknya melakukan pembaruan data terlebih dahulu di kantor Dukcapil setempat.
Langkah tersebut penting untuk menghindari residu atau ketidaksesuaian data pada sistem pendidikan nasional.
Setelah seluruh data diperbaiki, operator perlu melakukan beberapa tahap berikut:
- Klik menu Validasi Data.
- Pastikan seluruh informasi telah sesuai.
- Apabila tidak ditemukan kesalahan, klik Update untuk menyimpan perubahan.
Data yang berhasil diperbarui tidak langsung masuk ke aplikasi Dapodik karena masih harus diproses oleh server pusat.
Setelah proses update selesai, operator sekolah cukup menunggu beberapa hari hingga sistem pusat memproses perubahan tersebut.
Apabila sudah diproses, lakukan tarik data terbaru atau sinkronisasi ulang Dapodik. Selanjutnya, cek kembali apakah data siswa sudah berubah sesuai hasil pembaruan di Verval PD.
Solusi Siswa Baru Belum Muncul di Verval PD Dapodik 2027
Selain masalah data terkunci, operator juga kerap menemukan siswa baru yang sudah diinput ke Dapodik tetapi belum muncul pada menu peserta didik di Verval PD.
Kondisi ini sebenarnya cukup umum terjadi, terutama pada awal tahun ajaran ketika banyak sekolah melakukan input data secara bersamaan.
Penyebab paling umum adalah proses sinkronisasi dan penarikan data dari server pusat yang masih berlangsung.
Walaupun sinkronisasi telah berhasil dilakukan, sistem tidak langsung menampilkan data peserta didik di Verval PD. Biasanya operator perlu menunggu sekitar 1 hingga 3 hari sebelum data muncul.
Pada waktu tertentu, proses tersebut dapat berlangsung lebih lama apabila sistem sedang melakukan pembaruan layanan.
Cara paling mudah memastikan proses berhasil adalah membandingkan jumlah siswa yang tercatat di Dapodik dengan jumlah peserta didik pada Verval PD.
Apabila kedua data tersebut sudah sama, berarti seluruh peserta didik telah berhasil ditarik oleh sistem.
Jika siswa belum muncul, operator juga disarankan melihat informasi atau pengumuman pada halaman Verval PD.
Apabila terdapat pemberitahuan bahwa sistem masih dalam tahap penyempurnaan atau pembaruan berkala, berarti operator hanya perlu menunggu hingga proses pembaruan selesai.
Apabila data siswa tetap belum muncul setelah empat hari hingga satu minggu, operator dapat mencoba melakukan sinkronisasi ulang.
Sebelum melakukan sinkronisasi kembali, lakukan langkah berikut:
- hapus cache browser;
- hapus riwayat penelusuran (clear history) dengan pilihan All Time;
- masuk kembali ke aplikasi Dapodik;
- lakukan sinkronisasi ulang.
Langkah ini bertujuan memastikan browser menggunakan data terbaru sekaligus membantu proses pengiriman data ke server pusat.
Selain sinkronisasi, validitas identitas siswa juga perlu diperhatikan. Pastikan seluruh informasi seperti nama, NIK, tempat lahir, tanggal lahir, serta data keluarga telah sesuai dengan KK dan akta kelahiran. Ketidaksesuaian data dapat menyebabkan proses verifikasi berjalan lebih lama.***
